證照及重要文件管理制度

一、為加強所有證照原件及其申辦原始資料及其重要文件資料的管理，防止遺失并保證按時年檢，特制訂本制度。　　
二、下列證照及資料由專人負責統一保管
　　1．營業執照、許可證、法人代碼證、批準證書、稅務登記證、企業組織機構代碼證、在公司注冊的工程師證等能夠證明企業資格、資質身份和從業人員資格、資質身份的證件。
2．所有資信類文件，如驗資報告、審計報告、評估報告、工商聯合年檢報告等。
　　3．重要文件，如合作項目合同書、投資項目合同書、公司成立合同書、章程、董事會任命文件等。
　　4．經董事會或總經理指定要求專管的文件資料。
三、公司設機要員1名，全權負責證照及重要文件資料的管理，其職責如下：　　
1．建立證照資料目錄及相應檔案，以便及時查找。
　　2．負責日常管理，保證證照資料的完好無損，防止任何情況下的遺失損壞。
　　3．負責有關證照的申辦、變更、年檢、延期等工作。
　　4．嚴格按照公司的有關制度辦理有關借閱、借用、復印等工作。
　　5．嚴格交接轉移手續。
四、證照資料的借閱、借用、復印管理辦法
　　1．公司員工因工作需要必須借閱、借用、復印證照資料時，應先出具書面申請，寫明事由及擬用證照資料名稱、件數、歸還期限等，經主管副總經理同意并簽字確認后，可到機要員處辦理相應手續，該主管副總經理如不在公司，可由其授權的其它負責人辦理審批業務，但辦理時，必須電話請示其同意。
　　2．機要員僅憑主管領導簽批的申請書辦理借用、借閱、復印等業務，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理。
　　3．凡借閱、借用證照資料，必須在申請日期內歸還，不能按時歸還的應申請延期。
五、違規責任
　　1．凡因保管不善或借用、借閱手續不齊，導致證照及重要文件資料遺失的，由機要員承擔補辦費用及相關責任。
　　2．凡因借用、借閱人過失而造成的證照資料滅失，由借用、借閱人承擔補辦費用及相關責任。
　　3．如因機要員主觀原因造成的證照逾期年檢等行政罰款均由機要員自行承擔。
本規章制度是指公司根據國家有關法律法規和行業、上級主管部門的相關規定制定的，用于推動、引導、規范和保障公司管理、生產、經營等活動的規范性文件，如與國家法律法規不符的，以國家法律法規為主要依據。
 

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